Impfanschreiben für HH und SH

Eilige Botschaft für 400.000 Adressat*innen

Mann tippt konzentriert auf das Bedienfeld einer Druckmaschine.

Wie erreicht man 400.000 Menschen – und das schnell und lückenlos? Dieser Herausforderung stellten wir uns im Frühjahr 2021. Als die Gruppe der über 80-jährigen Bürger*innen zur Impfung eingeladen werden sollte, musste alles schnell gehen. Die Lösung bestand in gut vernetzten Fachverfahren und einem zentralen und leistungsfähigen Druckzentrum.


Die Herausforderung: lückenlos und schnell informieren

Nicht nur die große Menge an Impfanschreiben musste logistisch bewältigt werden. Die Herausforderung bestand darin, die Impfanschreiben schnell und möglichst an alle über 80-jährigen Menschen zu versenden und niemanden zurückzulassen.

Die Erreichbarkeit der älteren Zielgruppe – und später auch der jüngeren – stellte eine eigene Schwierigkeit dar. Manche Menschen waren gerade umgezogen, in eine Pflegeeinrichtung gewechselt oder durch andere Gründe schwer erreichbar. Zudem mussten die Einladungen zeitlich so verschickt werden, dass immer genügend Impfstoff in den Impfzentren zur Verfügung stand.

Torge Schmidt

„Die Herausforderung bestand darin, dass keiner durchrutscht. Dafür mussten die Daten kurzfristig analysiert und aufgearbeitet werden und es mussten Druckdateien für die Anschreiben erstellt werden. Zusätzlich musste kurzfristig die Kapazität für mehrere Hunderttausend Briefe vorhanden sein.“

Torge Schmidt

Referent für digitale Bürgerservices, Dataport AöR

Unsere Lösung:
die Richtigen erreichen – dank digitaler Vernetzung

Das Sozialministerium Schleswig-Holstein und die Sozialbehörde Hamburg konnten sich auf die Unterstützung durch dataport.kommunal verlassen. Damit hatten sie einen leistungsstarken Partner für eine große und kurzfristige Aufgabe: das Drucken, Kuvertieren und Versenden von 400.000 Briefen. Diese mussten an die jeweils richtigen Adressat*innen gehen. Dazu haben wir die Adressdaten aus den Meldebeständen aufgearbeitet. Gut, dass die Behörden bereits die elektronische Einwohnerakte von OK.EWO nutzen. Damit standen die aktuellen Daten schnell und problemlos zur Verfügung.

„Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Qualität der Adressdaten zu gewährleisten. Und das bei sich ändernden Anforderungen, die der Pandemie geschuldet waren. Hier war viel Handarbeit nötig, die wir kurzfristig stemmen konnten“, erklärt Torge Schmidt.

Das Know-how zum Druck und Versand von solch großen Mengen stand schon bereit: Der großflächige Versand von etwa Wahlbenachrichtigungen gehört seit Langem zu unserem Leistungsspektrum. Diesen Workflow haben wir für die Erstellung und Aussendung der Impfanschreiben übernommen und an die neuen Gegebenheiten angepasst. Dreh und Angelpunkt bei der Erstellung der Anschreiben war das Dataport Druckzentrum. Hier stehen Druckkapazitäten für sehr große Mengen an Anschreiben bereit.

Das Ergebnis:

Hunderttausende Menschen haben kurzfristig ihr Impfanschreiben erhalten. Und etliche von ihnen sind ebenso kurzfristig der Einladung zur Immunisierung gefolgt.

Erfolgsfaktoren auf einen Blick

  • Zentraler Datenbestand

  • Vernetzte Verfahren

  • Schneller Informations- und Datenaustausch

  • Schneller Versand auch von sehr großen Mengen

Dringlichkeit und Datensicherheit – kein Widerspruch

Beim Thema Datenschutz kannte das Projekt Impfanschreiben keine Kompromisse. Datenschutzkonformes Handeln war auch bei einem so dringenden Thema besonders wichtig. Die Schleswig-Holsteinischen Kommunen und die Stadt Hamburg stellten die erforderlichen Daten aus den aktuellen Meldebeständen zur Verfügung. Die zuständigen Stellen arbeiteten sie für den Versand der dringenden Impfanschreiben auf.

Sie möchten schnell sehr viele Bürger*innen informieren? Oder eine bestimmte Gruppe von Bürger*innen? Dank vernetzter Fachverfahren und unseres leistungsstarken Druckzentrums erreicht Ihre Information die Richtigen. Schnell und zuverlässig.

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