Vom Antrag zum Bescheid

Mit der Lösung haben Verwaltungsmitarbeitende nun die Möglichkeit, Anträge zunächst digital entgegenzunehmen, darauf aber auch medienbruchfrei, digital und sicher zu antworten. So können sie weitere Belege anfordern und Bescheide elektronisch verschicken. Die OZG-Cloud bündelt also verschiedene Eingangskanäle zentral und stellt sicher, dass nicht nur Daten sauber und korrekt vorliegen, sondern Anträge auch schneller in einem definierten Workflow bearbeitet werden können. Die OZG-Cloud funktioniert damit aktuell wie eine Art Eingangs-Adapter. Positiver Effekt: Die Wartezeit für Bürger*innen verringert sich deutlich.

Dazu sagt Christoph Steuber, E-Government-Berater der Landeshauptstadt Kiel: „Die neue OZG-Cloud schließt eine entscheidende Lücke – und zwar die zwischen allen Online-Anträgen und dem allgemeinen Fachverfahren unserer Behörde. Im allgemeinen Fachverfahren laufen alle Anträge geordnet ein. Erste Arbeitsschritte erfolgen bereits hier – zum Beispiel können Statusänderungen oder Kommentare angefügt werden“. Was allerdings noch fehlt, ist die Schnittstelle zum Fachverfahren, so Steuber weiter.

Da, wo Behörden bereits die E-Akte eingeführt haben, harmonieren OZG-Cloud und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bereits, berichtet Christopher Schaarschmidt, Projektmanager für Digitalisierung des Kreises Herzogtum Lauenburg. In der Jagd- und Waffenbehörde des Kreises Herzogtum Lauenburg lassen sich zum Beispiel digital empfangene Anträge aus der OZG-Cloud händisch in das Dokumentenmanagementsystem VIS verschieben. Über die Nachrichtenfunktion erzeugte Kommunikationsverläufe mit Bürger*innen lassen sich zudem in einer PDF-Datei im DMS archivieren.

Christoph Steuber sieht in der gewonnenen Flexibilität noch weitere Vorzüge. So würden neue Personalkapazitäten frei und die Arbeitsteilung unterstützt. „Tatsächlich sorgt die OZG-Cloud für eine kleine Revolution in der Verwaltung“. Wo zuvor ein*e bestimmte Kolleg*in Anträge der Buchstaben A bis H abarbeitete, ist dank der der OZG-Cloud nun eine Bearbeitung nach Aktualität möglich. Der älteste Vorgang soll stets zuerst bearbeitet werden – dem Stapelprinzip nach. Und an diesem Stapel können sich alle Kolleg*innen bedienen, die gerade freie Kapazitäten haben. Das senke die Arbeitsbelastung für jede*n einzelnen: „Wir haben im Einwohnermeldeamt Außenstellen. Der Hauptandrang war aber im Rathaus. Durch die Cloud haben wir nun die Möglichkeit, die Kolleg*innen aus den Außenstellen mit in die Abarbeitung zu involvieren“, so Steuber. So stünden auf einmal 20 bis 30 neue Mitarbeitende mehr zur Verfügung, die sich ihre Anträge einfach aus der Cloud ziehen können.

Warum gelingt in Schleswig-Holstein die OZG-Umsetzung so verhältnismäßig gut? Die Antwort liegt in der Kraft der Kooperationen: So wurde die OZG-Cloud in einem Pilotprojekt entwickelt, an dem das Land Schleswig-Holstein, der ITV.SH als Vertreter der Kommunen des Bundeslandes, Dataport als IT-Projektleitung sowie 17 Kommunen in einen engen Austausch mitgewirkt haben. Entstanden ist nun eine Lösung, die für alle Kommunalverwaltungen im Land nutzbar ist – und die viel Entwicklungspotenzial für die Zukunft bietet.

• Derzeit sind 90 Kommunen und öffentlich-rechtliche Anstalten an die OZG-Cloud angebunden.
• 120 Kommunen in Schleswig-Holstein haben die OZG-Cloud bereits bestellt.
• 823 Onlinedienste laufen bereits in die Cloud ein.

Die OZG-Cloud besteht aus einer webbasierten allgemeinen Fachanwendung (Alfa), die im Rechenzentrum von Dataport läuft. Sie ist multimandantenfähig. Damit kann jede Kommune in Schleswig-Holstein die OZG-Cloud nutzen. Außerdem erreicht die OZG-Cloud den sogenannten Reifegrad 3. Der beschreibt laut OZG „die vollständige digitale Abwicklung von Online-Services“. Die OZG-Cloud ist also eine Lösung, mit der Kommunen ihren Digitalisierungsauftrag erfüllen können.

Nicht zuletzt wurde die Lösung nach dem Einer-für-Alle-Prinzip (EfA) entwickelt und als technologische Basiskomponente für die OZG-Umsetzung des Landes Schleswig-Holstein anerkannt. Die OZG-Cloud steht Open Source auf dem Landes-Server Schleswig-Holstein zur Verfügung und kann von anderen Bundesländern nachgenutzt werden. Bayern hat im Mai 2023 mit Schleswig-Holstein dazu bereits eine Kooperation beschlossen und befindet sich im Aufbau eines Pilotbetriebes.

„Wir haben vor zwei Jahren gemeinsamen mit dem ITV.SH und Kommunen aus Schleswig-Holstein die erste Version der OZG Cloud entwickelt“, resümiert Jonas Dagefoerde, Chief Digital Officer der Stadt Kiel. „In 2022 wurde die OZG Cloud in die Landes-Infrastruktur integriert. Alle nutzenden Kommunen geben auch heute vor, welche Features in der OZG Cloud realisiert werden. Das ist der entscheidende Vorteil der OZG Cloud: von Kommunen für Kommunen entwickelt. Damit stellen wir sicher, dass der Einsatz in allen Kommunen einen echten Nutzen liefert“, stellt der CDO weiterhin in Aussicht.

„Für die Zukunft wünschen wir uns sehr, dass eine automatische Schnittstelle zwischen OZG-Cloud und E-Akte geschaffen wird. Damit könnten wir dann auch zeitaufwendige Übertragungsarbeitsschritte einsparen und Prozesse optimieren“, gibt der Projektmanager für Digitalisierung des Kreises Herzogtum Lauenburg Christopher Schaarschmidt dem Projektteam für die Zukunft mit. Und damit ist die Richtung klar: Für das Jahr 2024 ist geplant, dass die Cloud direkt mit den EfA-Online-Diensten einer Kommunalverwaltung kommunizieren soll. Perspektivisch wird die Cloud somit Formulardaten aus einer weiteren Quelle entgegennehmen, in einen behördlichen Vorgang umwandeln und die per Online-Dienst gestellten Anträge digital ins Allgemeine Fachverfahren an die zuständige Behörde weitergeben können. Bis hin zu den zuständigen Sachbearbeitenden – und wieder zurück per digitalem Bescheid an die antragstellende Person. „Der größte Geschwindigkeits-Gewinn wird sicherlich erfolgen, wenn wir die Verfahren an die OZG-Cloud angebunden haben. Und zwar so, dass wir die Daten, die bei Antragstellung erfasst wurden, nahtlos ins eigene Fachverfahren übertragen können. Dann spart man sich die ganze Datenerfassung“, stellt Thorsten Wilcke vom Fachdienst Digitalisierung und Organisationsentwicklung des Kreises Nordfriesland in Aussicht. Mit der OZG-Cloud ist im Jahr 2023 dafür bereits die Basis gelegt. Mit Anschluss weiterer Kommunen, länderübergreifender Nachnutzung und der direkten Verknüpfung an die Fachanwendungen steht in den kommenden Jahren einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung nichts mehr im Wege.