dDocuScan

Papierdokumente werden digital

Eine Frau steht am Kopierer mit mehreren Papieren. Sie sieht unzufrieden aus.

Papierdokumente intelligent und wirtschaftlich digitalisieren: Das bietet dDocuScan. Mit unserer Lösung überführen Kommunen ihre Dokumente nicht nur in die digitale Welt. Sie beschleunigen ihre Arbeitsprozesse, erleichtern sich die Arbeit mit den Dokumentenbeständen und profitieren zudem von transparenten Kostenmodellen. Das intelligente Digitalisieren von Papierdokumenten bedeutet dabei mehr als Scannen: dDocuScan bietet Kommunen zudem automatisierte Prozesse der Zuordnung und eine intelligente Texterkennung. So werden aus Papierstapeln durchsuchbare, elektronische Dokumente.

Unsere Lösung

Analoge Dokumente wirtschaftlich in die digitale Welt überführen

Anträge, Urkunden oder Bescheinigungen: Verwaltungen arbeiten mit etlichen Dokumenten. Obwohl sie viele Prozesse bereits digitalisiert haben, existieren viele Dokumente nur in Papierform. Das Nebeneinander von Papierbergen und digitalen Informationen erzeugt Medienbrüche, eine redundante Datenhaltung und dadurch einen unnötigen Arbeitsaufwand für Verwaltungen.

Unsere Lösung dDocuScan digitalisiert alle Dokumente. Der Posteingang, Bescheide, Rechnungen oder ausgefüllte Formulare – alle Medien stehen den Verwaltungen nach dem Digitalisierungsprozess elektronisch zur Verfügung. Und nicht nur das: Die leistungsstarke optionale Texterkennung (OCR) extrahiert die Textinformationen aus den Dokumenten und erstellt beispielsweise PDF-Dateien. So können unsere Kunden selbst gescannte Dokumente digital durchsuchen. Durch die Anbindung an ihre Fachverfahren über Schnittstellen gelangen die Daten automatisch an die richtige Stelle.

Vier Lösungsmodelle

Mit dDocuScan bieten wir unseren Kunden vier verschiedene Lösungsmodelle für die Digitalisierung von Papierdokumenten. Von der Installation der erforderlichen Strukturen direkt am Arbeitsplatz über die Bereitstellung einer zentralen Infrastruktur bis zum Scannen als individuelle Dienstleistung:

  • Scan-Lösung mit Kofax-Technologie

    Mit diesem Lösungsmodell nutzen Kunden die zentral bereitgestellte Scan-Infrastruktur von Dataport als Mietmodell. Die Struktur basiert auf der Technologie des Unternehmens Kofax. Sie bietet verschiedene Veredlungsmöglichkeiten der zu digitalisierenden Dokumente, wie etwa die Metadatenextraktion, und steht als Lösung für den Posteingang bereit.

  • Scan-Lösung mit VIS Scan

    VIS Scan ist ein Produkt der Firma PDV, die umfassende E-Government-Leistungen anbietet. Damit erfassen und digitalisieren unsere Kunden Papierdokumente. Das Ergebnis sind medienbruchfreie Verwaltungsverfahren.

  • Scannen als Dienstleistung

    Für die Massendigitalisierung von Bestandsakten bieten wir umfassende und zuverlässige Unterstützung durch einen externen Scan-Dienstleister. Als Expert*innen in diesem Bereich beraten wir unsere Kunden zuvor umfassend und erstellen einen Anforderungskatalog.

  • Beratung zu TR-RESISCAN

    Dokumente digitalisieren, die nach Ablauf bestimmter Fristen vernichtet werden müssen? Auch das ist mit unserem Lösungsmodell möglich. Sollen Dokumente ersetzend gescannt werden, bieten wir auch hier Beratungsleistungen zur Umsetzung an.

Kooperationspartner*innen

Wer innovative Lösungen entwickelt, braucht unterschiedliche Kompetenzen und vielfältige Ressourcen. Für die Entwicklung unserer Produkte arbeiten wir daher mit Kooperationspartner*innen zusammen, die genauso ganzheitlich denken wie wir.

dDocuScan und die dazugehörigen Lösungen haben wir gemeinsam mit den IT-Unternehmen Softgate, Codecentric und PDV entwickelt. In Sachen Software-Entwicklung, Support und individueller System-Erweiterungen sind sie unsere zuverlässigen Partner*innen.

Ihre Vorteile

Vorteile für Kommunen

  • Medienbruchfreies, papierloses Arbeiten

    Alle Dokumente in digitaler Form. Schnell durchsuch- und abrufbar. Ohne Medienbrüche und ohne Papierberge.

  • Rechtssicheres ersetzendes Scannen

    Ihre digitalisierten Dokumente behalten ihre Rechtsgültigkeit. Mit dem optionalen TR-RESISCAN AddOn (enthalten in VIS Scan) erhalten Sie die notwendige technische Unterstützung für das rechtssichere ersetzende Scannen.

  • Intelligente Texterkennung

    Die Texterkennung überführt die Informationen aus Ihren Dokumenten in praktische und durchsuchbare PDF-Dateien.

  • Kostengünstige Lösung

    Bei unseren Lösungen auf Kofax-Basis profitieren Sie von einer bestehenden Infrastruktur – und damit von einer besonders wirtschaftlichen Nutzung.

  • Automatisierbare Prozesse

    Die Datenerfassung aus Dokumenten und Rechnungen erfolgt automatisiert. Mithilfe von künstlicher Intelligenz lassen sich auch Verteilprozesse innerhalb Ihrer Organisation automatisieren.

Bleiben Sie digital souverän

Die eigenen oder anvertrauten Daten bleiben stets dort, wo sie hingehören: bei den Kommunen. Sie gehören Ihnen und niemandem sonst. Unsere Lösungen betreiben wir im Rechenzentrum von Dataport, einem der sichersten in Europa. Keine privaten Anbieter. Kein Datenverkauf. Sondern selbstbestimmtes Nutzen digitaler Technologien bei voller Datenkontrolle.

  • BSI-zertifiziert

  • IT-Grundschutzkonform

So beauftragen Sie uns

Vier Schritte zum Auftrag

  • Anfrage

    Sie planen ein Digitalisierungsprojekt? Prima. Überlegen wir gemeinsam, was es zur Umsetzung braucht.

  • Angebot

    Nach einer ausführlichen Beratung erstellen wir Ihnen ein verbindliches Angebot. Auf Wunsch helfen wir gern bei der Beantragung von staatlichen Fördermitteln.

  • Freigabe

    Sie prüfen das Angebot und geben es frei. Ihrem Digitalisierungsprojekt steht nichts mehr im Weg.

  • Versand

    Wir arbeiten die Unterlagen aus und senden sie Ihnen zu. Unser gemeinsames Projekt beginnt.

Tipp

Lassen Sie Ihr Projekt fördern

Sie möchten ein Digitalisierungsprojekt starten, aber die Finanzierung bereitet Ihnen Sorge? Mit Fördermitteln helfen Bund und Länder bei der Digitalisierung. Wir beraten Sie rund um alle verfügbaren Fördermittel und helfen Ihnen bei der Beantragung.

Fördermittelberatung

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Immer für Sie da

Sie möchten mehr erfahren oder haben Fragen? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir sind für Sie da.

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