dE-Akte

Die Basis für die digitale Verwaltung

Verwaltungsdienstleistungen müssen auch online nutzbar sein. Das fordert das Onlinezugangsgesetz (OZG). Grundlage für die Online-Nutzung von Verwaltungsservices ist die elektronische Aktenführung. Haben Verwaltungen ihre Akten digitalisiert, ist der Grundstein für die digitalen Services gelegt. Möglich macht es die dE-Akte, das modulare System für die elektronische Aktenführung. Mit der dE-Akte starten Kommunen in die Umsetzung des OZG und bieten ihren Bürger*innen mehr Service.

Unsere Lösung

Aktenführung digitalisieren, digitale Verwaltung ermöglichen

Mit der dE-Akte digitalisieren Sie Ihre Aktenführung, denn sie bietet Ihrer kommunalen Verwaltung ein leistungsfähiges System für das Dokumentenmanagement und die elektronische Bearbeitung verschiedener Vorgänge. Sie wurde speziell für Verwaltungen entwickelt und bildet die ordnungsgemäße Führung von Verwaltungsakten ab.

Die dE-Akte ist modular aufgebaut. Erweitern Sie Ihre dE-Akte um weitere Module wie Annotationsviewer oder VIS OCR und passen Sie sie an Ihre spezifischen Anforderungen Ihrer Fachbereiche an. Nicht nur bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes ist die dE-Akte Ihr wichtiger Baustein. Sie hilft, Ihre Arbeitsprozesse zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Ihre Mitarbeiter*innen werden somit ebenfalls entlastet.

Die elektronische Akte bietet viele Schnittstellen zu anderen Fachverfahren. Somit bearbeiten Sie Vorgänge durchgängig digital. Medienbruchfrei und ortsunabhängig. Der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Behörden kann durch die elektronische Aktenführung beschleunigt werden. Das spart Zeit, Wege und Ressourcen.

Mit der dE-Akte schaffen Kommunen nicht nur die Grundlage für die Digitalisierung ihrer Verwaltungsdienstleistungen gemäß OZG. Sie schaffen außerdem ein modernes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter*innen und die Servicequalität für ihre Bürger*innen.

Fachverfahrensspezifische Schnittstellen

Die dE-Akte ist um viele nützliche Module erweiterbar. Ihnen stehen damit vielfältige Funktionen zur Verfügung. So nutzen Sie sie optimal und automatisieren etliche Routineaufgaben rund um die Arbeit mit der dE-Akte.

  • VIS-Importdienst

    Mit dem VIS-Importdienst stehen für Fachanwendungen einfache Dokumenten- übernahme- und Verarbeitungsfunktionen im Standardprodukt VIS zur Verfügung. Dokumente werden samt der richtigen Einordnung in die elektronischen Akten weitgehend automatisiert übernommen.

  • Annotationsviewer

    Mit dem Annotationsviewer bringen Sie Notizen und Markierungen in einer Datei innerhalb des E-Akte-Systems an. Damit ist sowohl das Schwärzen als auch das Annotieren möglich.

  • VIS OCR

    Mit VIS OCR wandeln Sie Bild- und PDF-Dateien in durchsuchbare PDF-Dateien um. Bild- und PDF-Dateien, die noch keine Textebene haben, erhalten dabei eine solche. Die ursprüngliche Struktur der Datei bleibt erhalten. Dank der Volltextindizierung durchsuchen Sie diese Dateien schnell und bequem nach Inhalten.

  • Chronologischer Export

    Bei einem chronologischen Export werden von Akten und Vorgängen PDF-Dateien erzeugt und abgelegt. Die Dateien genügen dann den besonderen Anforderungen der Justiz. Der Export besteht aus einem Inhaltsverzeichnis mit Angabe der Gesamtseitenzahl und der Geschäftszeichen zu anderen Akten sowie Deckblättern und dem Inhalt des Schriftguts in chronologischer Reihenfolge.

  • Mobile Client

    Mit dem VIS Mobile Client greifen Sie mobil auf Schriftgut aus dem Dokumentenmanagement-System VIS zu. Den Anwender*innen stehen alle erforderlichen Dokumente auch außerhalb des Büros zur Verfügung. Den Mobile Client nutzen Sie als Aktentasche zur mobilen Aktenablage, zum Aufgabenmanagement und zur Terminverwaltung.

Screenshots

Alles auf einen Blick: Mit der dE-Akte sehen Anwender*innen alle relevanten Informationen übersichtlich und an einem Ort. Anstehende Aufgaben und der Verlauf bisheriger Vorgänge sind übersichtlich aufgelistet. Gleichzeitig können sie sofort abgerufen und bearbeitet werden.

Vier Meilensteine zur Einführung der dE-Akte

  • 1. Vorbereitung

    Wir bilden pro Fachbereich ein Projektteam dE-Akte, das sich um die Implementierung im jeweiligen Fachbereich kümmert. Gemeinsam ermitteln wir die konkreten Aufgaben der Fachbereiche und stellen Standard-Fachaktenstrukturen bereit.

  • 2. Einrichtung

    In ersten Workshops passen wir die Fachaktenstruktur an Ihre Fachbereiche an. Durch die Schulungen der Anwender*innen werden diese mit der dE-Akte vertraut gemacht.

  • 3. Pilotphase

    Nach den Anpassungen an Ihre Verwaltung beginnt der Pilotbetrieb. Wir begleiten Sie und Ihre Mitarbeiter*innen mit kontinuierlichen Workshops. So stellen wir sicher, dass alle die Vorteile der dE-Akte kennenlernen und sie in ihre Arbeitsprozesse problemlos integrieren. In dieser Phase erfolgen eine Feinanpassung der Fachaktenstruktur und die Bereinigung möglicher Fehlerquellen.

  • 4. Einführung

    Nach der erfolgreichen Pilotphase etablieren wir die dE-Akte fest in Ihrem Tagesgeschäft. Wir begleiten Sie und Ihre Mitarbeiter*innen beim Produktivstart. So wird die dE-Akte zum festen und akzeptierten Bestandteil Ihrer Verwaltung.

Kooperationspartner*innen

Wer innovative Lösungen entwickelt, braucht unterschiedliche Kompetenzen und vielfältige Ressourcen. Für die Entwicklung unserer Produkte arbeiten wir daher mit Kooperationspartner*innen zusammen, die genauso ganzheitlich denken wie wir.

Von der PDV GmbH beziehen wir die Dokumentenmanagementsoftware VIS, in der die dE-Akte dargestellt wird.

Ihre Vorteile

Vorteile für Kommunen

  • Digitale Aktenbearbeitung

    Mit wenigen Klicks finden und bearbeiten Sie die gewünschten Akten. Papierlos und komfortabel. Das beschleunigt Prozesse und sorgt für mehr Transparenz.

  • Mehr Sicherheit

    Durch geregelte Zugriffsrechte sind Ihre Dokumente vor Manipulation geschützt.

  • Rechtssicherheit

    Die dE-Akte erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Schriftverkehr von Verwaltungen.

  • Bessere Zusammenarbeit

    Die elektronische Aktenführung verbessert und beschleunigt die Zusammenarbeit. Auch zwischen unterschiedlichen Behörden.

Bleiben Sie digital souverän

Die eigenen oder anvertrauten Daten bleiben stets dort, wo sie hingehören: bei den Kommunen. Sie gehören Ihnen und niemandem sonst. Unsere Lösungen betreiben wir im Rechenzentrum von Dataport, einem der sichersten in Europa. Keine privaten Anbieter. Kein Datenverkauf. Sondern selbstbestimmtes Nutzen digitaler Technologien bei voller Datenkontrolle.

  • Gehostet im Rechenzentrum von Dataport

So beauftragen Sie uns

Vier Schritte zum Auftrag

  • Anfrage

    Sie planen ein Digitalisierungsprojekt? Prima. Überlegen wir gemeinsam, was es zur Umsetzung braucht.

  • Angebot

    Nach einer ausführlichen Beratung erstellen wir Ihnen ein verbindliches Angebot. Auf Wunsch helfen wir gern bei der Beantragung von staatlichen Fördermitteln.

  • Freigabe

    Sie prüfen das Angebot und geben es frei. Ihrem Digitalisierungsprojekt steht nichts mehr im Weg.

  • Versand

    Wir arbeiten die Unterlagen aus und senden sie Ihnen zu. Unser gemeinsames Projekt beginnt.

Tipp

Lassen Sie Ihr Projekt fördern

Sie möchten ein Digitalisierungsprojekt starten, aber die Finanzierung bereitet Ihnen Sorge? Mit Fördermitteln helfen Bund und Länder bei der Digitalisierung. Wir beraten Sie rund um alle verfügbaren Fördermittel und helfen Ihnen bei der Beantragung.

Fördermittelberatung

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