dWorkflow

In drei Schritten zum digitalen Arbeitsablauf

Jemand schreibt auf einer Tastatur

dWorkflow bietet kommunalen Kund*innen einen einfachen und günstigen Einstieg in die Digitalisierung von Arbeitsabläufen. Nicht nur Umlaufmappen und E-Mail-Ketten gehören damit der Vergangenheit an. Auch Formulare können ersetzt und in digitale Workflows integriert werden. Bestehende Arbeitsweisen kommen ganz nebenbei auf den Prüfstand und werden neu gedacht.

Unsere Lösung

Arbeitsabläufe digitalisieren

Ein digitaler Workflow ist schnell erstellt, sobald Sie einen Arbeitsablauf klar vor Augen haben. Deshalb steht am Anfang die Analyse: Welche Arbeitsschritte müssen in welcher Reihenfolge erledigt werden, und welche Person oder Gruppe ist dafür zuständig? Welche Schritte können parallel bearbeitet werden? An welcher Stelle ist eine Genehmigung nötig – und was soll geschehen, wenn diese nicht erteilt wird?

Im zweiten Schritt definieren Sie eine Workflow-Vorlage, ganz konkret nach Ihrem zuvor definierten Prozess. Sie formulieren die Arbeitsschritte völlig frei und fügen Bearbeitungshinweise, Formulare, Fälligkeiten oder Dokumente hinzu.

Nun ist Ihr Workflow einsatzbereit und Sie können – im dritten Schritt – direkt starten. Bei Bedarf ändern Sie noch Details wie Zuständigkeiten oder Fristen. Im Verlauf sehen Sie jederzeit, bei wem der Vorgang gerade liegt. Ihr Workflow wird während der gesamten Zeit automatisch rechtssicher protokolliert – und das alles in einem geschlossenen System – ganz ohne Medienbrüche und organisationsübergreifend.

Lernen Sie dWorkflow in einem Demo-Termin kennen.

dWorkflow ist eine Eigenentwicklung von Dataport, die überwiegend mit Open-Source-Lösungen realisiert wurde. Sie ist vollständig unabhängig von Microsoft Produkten.

Aus der Praxis: So vereinfachen Kommunen ihre Arbeitsprozesse

  • Medienbruchfreie und papierlose Abstimmung von Dokumenten

    Statt Verträge mit dutzenden Anhängen auszudrucken und per Post zu schicken, werden diese mit dWorkflow nur hochgeladen und per Klick zur internen Freigabe verschickt. Danach gehen die Unterlagen automatisch an den Kunden oder die Kundin, der oder die wiederum per Klick zustimmt oder ablehnt. Bei Ablehnung werden jeweils automatisch zusätzliche Arbeitsschritte eingefügt.

  • Mit digitalen Formularen Arbeitsschritte und Zeit sparen

    Mit der Formularfunktion lösen Sie papierhafte Formulare komplett ab. Zum Beispiel solche zum Erfassen und Abrechnen von Dienstreisen oder auch von Stammdaten neuer Mitarbeiter*innen bei Einstellung in Office- oder PDF-Formaten. Das spart viele Klicks und damit Zeit. Digitale Formulare können als integrierter Bestandteil von Workflow-Vorlagen entwickelt und mit einem Klick angezeigt werden. Zu Beginn oder im Verlauf des Workflows werden sie ausgefüllt bzw. bearbeitet. Auf Wunsch kann das Formular als PDF archiviert werden.

  • Schnellstart für Formular-Workflows

    Ab September 2023 können Mitarbeiter*innen Workflows direkt starten, indem sie über eine Schnellstart-Funktion ein Formular direkt ausfüllen und senden, ohne sich um Workflowschritte, Zuständigkeiten etc. kümmern zu müssen. So wird dWorkflow zum leicht bedienbaren Teil eines Mitarbeiter-Selfservice-Portals.

  • Mitbestimmung automatisieren

    Abstimmungen zwischen Fachbereichen, Personalabteilungen und Kommunikationsabteilungen laufen meist standardisiert ab, auch bei ganz unterschiedlichen Themen. Dieser verfahrenstypischer Ablauf wird in dWorkflow vordefiniert inklusive Dokumenten-Upload und -Prüfung. Der Workflow kann bei Bedarf angepasst werden; protokolliert und archiviert wird automatisch.

  • Redaktionelle Beiträge erstellen und veröffentlichen

    Ob Geschäftsbericht, Broschüren oder Kundeninformationen – Redaktions- und Veröffentlichungsprozesse folgen meisten festen Abläufen. Wenn zum Beispiel Redakteur*innen Beiträge geliefert haben, können die weiteren Schritte wie Lektorat, Freigaben, Layout, Druck usw. mit dWorkflow ideal gesteuert werden.

Screenshots

Die Anwendung dWorkflow am Beispiel eines Reiseantrags.

Meilensteine

  • Vorbereitung

    Wir stellen Ihnen dWorkflow im Rahmen einer etwa einstündigen Produktpräsentation online vor. Als Fallbeispiel zeigen wir Ihnen in der Regel dabei eine Demo mit einem für Sie aktuell relevanten Prozess. So stellen wir sicher, dass die Präsentation praxisnah und fokussiert ist.

  • Testphase

    Im Anschluss können Sie dWorkflow einen Monat lang kostenlos testen. In dieser Zeit steht Ihnen das Team dWorkflow beratend und unterstützend zur Seite.

  • Einrichtung

    Läuft alles wie gewünscht und Sie entscheiden sich für die Nutzung von dWorkflow in Ihrer Organisation, können Sie nahtlos in Ihrer Arbeitsumgebung weiterarbeiten. Parallel klären wir mit Ihnen die Vertragsdetails. Wir bieten Ihnen verschiedene Paketgrößen für die Nutzung von dWorkflow sowie Beratungs- und Entwicklungsleistungen, um Sie in Ihrem Arbeitsalltag mit dWorkflow zu unterstützen.

Ihre Vorteile

Vorteile für Kommunen

  • Kostenersparnis

    Durch die digitale Arbeitsweise wird Zeit und Papier eingespart.

  • Reduzierter Arbeitsaufwand

    Ressourcen werden frei, die bisher für wiederkehrende Routinearbeiten aufgewendet werden müssen. So entsteht wieder Raum für kreative Arbeit und Projekte.

  • Transparenz

    Alle Arbeitsschritte sind jederzeit einsehbar. So wissen Sie immer, bei wem sich ein Vorgang befindet und auf welchem Stand er ist.

  • Sicherer und einfacher Einstieg

    Durch rechtssichere Protokollierung sind alle Prozesse geschützt. Zudem ist eine Anbindung von Fachverfahren über Schnittstellen möglich.

Bleiben Sie digital souverän

Die eigenen oder anvertrauten Daten bleiben stets dort, wo sie hingehören: bei den Kommunen. Sie gehören Ihnen und niemandem sonst. Unsere Lösungen betreiben wir im Rechenzentrum von Dataport, einem der sichersten in Europa. Keine privaten Anbieter. Kein Datenverkauf. Sondern selbstbestimmtes Nutzen digitaler Technologien bei voller Datenkontrolle.

  • Kein Tracking

  • Datenschutzkonformer Informationsaustausch

  • Keine Datenspeicherung im Ausland

  • Gehostet im Rechenzentrum von Dataport

  • IT-Grundschutzkonform

So beauftragen Sie uns

Vier Schritte zum Auftrag

  • Anfrage

    Sie planen ein Digitalisierungsprojekt? Prima. Überlegen wir gemeinsam, was es zur Umsetzung braucht.

  • Angebot

    Nach einer ausführlichen Beratung erstellen wir Ihnen ein verbindliches Angebot. Auf Wunsch helfen wir gern bei der Beantragung von staatlichen Fördermitteln.

  • Freigabe

    Sie prüfen das Angebot und geben es frei. Ihrem Digitalisierungsprojekt steht nichts mehr im Weg.

  • Versand

    Wir arbeiten die Unterlagen aus und senden sie Ihnen zu. Unser gemeinsames Projekt beginnt.

Zwei Männer bei einem Beratungsgespräch

Tipp

Lassen Sie Ihr Projekt fördern

Sie möchten ein Digitalisierungsprojekt starten, aber die Finanzierung bereitet Ihnen Sorge? Mit Fördermitteln helfen Bund und Länder bei der Digitalisierung. Wir beraten Sie rund um alle verfügbaren Fördermittel und helfen Ihnen bei der Beantragung.

Fördermittelberatung

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